Como emitir nota fiscal eletrônica de empresas e pessoas físicas

Não importa qual o tamanho da sua empresa, qual a sua experiência no mercado ou em qual ramo você atua. É bastante comum surgir algumas dúvidas sobre como emitir uma nota fiscal e quando é realmente necessário emitir o documento.

Neste artigo, vamos te ajudar a entender quando o documento é necessário ou não. Você também terá acesso ao passo a passo para a emissão do documento.

Esqueça seu talão de notas, agora a nota fiscal é eletrônica e se chama NF-e!

Atualmente, a maioria dos serviços e operações estão passando por um processo de modernização e digitalização. Sendo assim, com as notas fiscais não seria diferente.

Desse modo, por meio do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005foi uma Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e, permitindo um maior controle e fiscalização dos atos de compra e venda que ocorre no Brasil.

Ainda, nesse mesmo ajuste foi instituída a implementação e a implementação da nova nota fiscal para a carga dos estados. Entretanto, grande parte das unidades federativas, tal como Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, já aboliram o velho talão de notas e tornaram-se NF-e obrigatória.

Além disso, a nota fiscal eletrônica não representa um grande avanço tecnológico apenas para os sistemas públicos, mas também para as empresas, que agora não precisam perder mais tempo preenchido e conferindo fiscais, assim erros e fraudes.

Quando devo emitir uma Nota Fiscal?

Empresas de médio e grande porte são obrigadas a emitir o documento em todas as relações de compra e venda, de forma a facilitar a comprovação de renda na declaração do imposto.

Fora essa situação, no caso dos microempreendedores individuais (MEI) a emissão é obrigatória apenas em transações com outras empresas, ou seja, entre CNPJ. No caso de venda ou compra de pessoas físicas, a emissão sera a carga da solicitação registrada do consumidor, podendo ou não ser possível.

Além disso, a empresa de materiais por parte de compras, mesmo se tratando do MEI, com notas, pois é uma nota fiscal, é uma forma de controlar a origem e a legalidade do fornecimento de materiais.

Outra situação que é necessária a emissão de nota fiscal em casos onde a entrega será enviada pelos Correios ou entregadores, porque todos os estados enviados devem estar registrados entre os municípios e com a entrega regular. Caso contrário, muito provavelmente sua será retida pela fiscalização.

Principais tipos de notas fiscais online

Existem variações de notas fiscais eletrônicas, sendo que cada uma delas têm algumas características próprias e devem ser usadas em casos diferentes. Por isso, continue lendo para descobrir quais tipos de NF-e existem e para que elas servem!

NF-e: nota fiscal eletrônica de produto

Esse é o tipo mais comum de nota fiscal eletrônica e é utilizado principalmente pelas empresas de comércio. Emiti-la é obrigatório em qualquer venda de produtos que seja suscetível à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Além do mais, ela foi criada para substituir os antigos modelo de nota fiscal 1 e 1-A, que não existem mais.

Por fim, a validade do documento é atestada pela assinatura digital da emissora do documento – feita em uma plataforma online própria – e pela Secretária de Fazenda (Sefaz) do estado de registro da empresa.

NFS-e: nota fiscal eletrônica de serviço

Essa nota digital, como o próprio nome já diz, foi criada para registrar a prestação de serviços e é fornecida pelos munícipios como uma substituta da antiga Declaração de Serviço. Ou seja, esse documento está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

NFS-e os softwares integrados são integrados aos sistemas automáticos por meio das prefeituras e que são integrados aos sistemas.

Ainda, em caso de necessidade eletrônica de emissão da nota, é possível emitir um Recibo Provisório de RPS) e posteriormente convertê-lo em NFS-e no sistema da emissão de aproximadamente 10 dias. Mas, é importante que o RPS é um documento apenas temporário.

Por último é importante importante que alguns impostos da nota fiscal eletrônica de serviço variam de cidade para cidade e que cada NFS pode corresponder a um tipo diferente de serviço prestado.

NFC-e: nota fiscal eletrônica do consumidor

Essa nota digital é usada no varejo como documento de registro de vendas direto ao consumidor final, que normalmente são pessoas físicas. Ou seja, a NFC-e é a substituta do famoso cupom fiscal.

Além de ser um comprovante do que foi adquirido e um estado dos valores das transações, uma nota fiscal eletrônica do consumidor também acabou aprimorando o controle fiscal das ações.

NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica

A nota fiscal avulsa eletrônica ficou conhecida como “MEI”, pois não é uma maneira de sua maioria individual por empresas – que estão desobrigadas de emissão de uma NF-e tradicional e que as vendas estão com pouca frequência.

A NFA-e é muito semelhante a NF-e, sendo semelhante a NF-e, ela também deve ser aplicada através do site da Secretaria de Fazenda da empresa foi registrado o CNPJ da empresa foi registrado.

CT-e: conhecimento de transporte eletrônico

Essa nota fiscal eletrônica foi criada para registrar operações de transporte rodoviário de carga. Ainda, o CT-e acaba com a necessidade de faturas duplicadas e menores como possibilidades de divergências entre o que consta atualmente de nota fiscal e os produtos que estão sendo transportados.

O CT-tem a validação confirmada quando é assinado digitalmente pelo e tem permissão da Secretaria da Fazenda local.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica: passo a passo

Agora que você já sabe qual o tipo de nota fiscal ideal para sua empresa, chegou a hora de descobrir como emitir esse documento tão importante. Fique atento e continue lendo!

Primeiro tenha seu certificado digital

Para assinar como suas notas fiscais de maneira online e validar a elas, primeiro é preciso que você seja um certificado digital reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil).

Desse modo, você precisa escolher uma das Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil (AC) e, em seguida, solicite a AC a emissão do seu certificado digital de pessoa física ou jurídica. Mas, preste atenção, existem dois tipos de certificado, os quais são:

• Certificado do tipo A1: possui validade de 1 ano e é armazenado no dispositivo móvel do próprio computador ou dispositivo móvel;
• Certificado do tipo A3: possui validade de até 5 anos e é armazenado em cartão, token criptográfico ou na nuvem.

Em adição, os custos, formas de pagamento, os equipamentos e documentos exigidos para emissão de certificados devem ser informados pelas autoridades.

Por fim, é necessário passar por uma validação presencial ou por videoconferência para que sua identidade e suas informações sejam conferidas e seu certificado certificado e entregue.

Agora faça o cadastro da sua empresa junto ao governo municipal ou estadual

Após adquirir seu certificado digital, você deve realizar um cadastro fiscal no sistema do governo municipal ou estadual, a depender do caso, e obter uma autorização desses órgãos.

Confira os dois principais cenários a seguir!

Cadastro de empresas prestadoras de serviços

Esse credenciamento deve ser feito junto ao governo municipal, ou seja, junto às prefeituras, e é destinado às empresas de serviços que devem emitir um NFS-e.

O processo de cadastro pode variar de uma cidade para outra. Por isso, entre no site da prefeitura em que sua empresa é registrada, ou ligue para lá, e veja como funciona o cadastro na sua localidade.

Cadastramento para empresas do comércio

Esse credenciamento deve ser feito junto ao governo estadual, ou seja, junto à Secretaria de Fazenda do seu estado, e é destinado às empresas de comércio que devem emitir uma NF-e.

O processo estadual pode ser concluído em 15 dias e também pode ser processado diferente, a partir da questão, que pode ser processado. Por causa disso, é recomendado contratar um contador para ajudar você com toda a legislação fiscal local.

Por, você último fiscal deve selecionar um sistema emissor de notas

Os tipos passam por último é escolher um software emissor de nota fiscal eletrônica e existem dois sistemas que podem ser escolhidos. São eles:

• Um emissor de nota fiscal gratuita oficial da Secretaria de Fazenda do seu estado (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
• Ou um emissor de notas próprias integrado ao sistema de governo.

Uma gestão do emissor gratuito é que ele não é aos sistemas integrados da empresa. Logo, às vezes, acabando sendo necessário preencher os formulários fiscais se mais de uma vez, o que torna muito difícil quando o volume de notas fiscais é alto.

Já os sistemas são integrados tanto com os softwares públicos quanto com o software da empresa, o que acaba por determinar o processo individual e bem mais fácil.

Depois de adquirir seu certificado digital de cadastro ou cadastro nos órgãos públicos, você está escolhendo seu sistema emissor, pronto para emitir sua primeira nota fiscal! Mas, não se esqueça, sempre confira as informações apresentadas nas notas, pois elas são um documento importante!

Como emitir nota fiscal sendo MEI

Se você está interessado em como emitir nota fiscal MEIsaiba que não é tão complicado!

O microempreendedor individual só é obrigado a emitir notas fiscais quando presta serviços a uma outra empresa. Sendo assim, o MEI tem três opções: ele pode emitir uma nota fiscal avulsa, uma nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) ou uma nota fiscal de serviços eletrônicos (NFS-e).

Nós já explicamos o processo para emitir a NFS-e acima. Entretanto, para a emissão das outras duas opções é necessário solicitar à prefeitura de sua cidade uma autorização semper que precisar emiti-las.

Como o processo de solicitação de cidade e autorização para emissão das notas varia, procure o seu governo municipal e se informe!

Como emitir nota fiscal sendo pessoa física

Emitir uma nota tendo apenas seu CPF em mãos sim possível, principalmente para pessoas úteis és e microempreendedores sem um CNPJ.

Para isso, é preciso solicitar à prefeitura de sua cidade autorização para emitir uma nota fiscal avulsa ou uma nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e), da mesma forma que um MEI.

Por que emitir nota fiscal: descubra como vantagens desse documento!

Além disso, emitirá notas fiscais com as leis e com a Receita Federal já um ótimo motivo para a emissão dessa documento pode ser benéfico para todos de diferentes maneiras. Por isso veja a seguir algumas vantagens desse documento!

• Redução de gastos: com quase todas as notas físicas, você irá determinar a compra de papéis e para sua impressora. Além disso, as notas digitais são uma opção mais ecológica.
• Maior controle fiscal: a informatização desse documento fiscal diminui a possibilidade de erros humanos no processo de preenchimento de dados e organização das notas. Desse modo, a empresa fica pouco mais organizada e transparente, a gestão interna.
• Automatização dos processos e ganho de produtividade: agora que, como notas fiscais, são fiscais nos computadores e são fáceis de preencher, os funcionários não precisam passar horas organizando e preenchendo cada nota por uma nota. Por causa da automatização dos processos, há um grande ganho de produtividade!

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