As regulamentações financeiras estão se tornando mais abrangente e restritivo. Ao mesmo tempo, os funcionários estão trabalhando em casa e negociando em volumes mais altos em mais plataformas do que nunca.
No entanto, as equipes de conformidade têm orçamentos e recursos de pessoal limitados, e muitas estão lutando para implementar medidas eficazes de mitigação de risco em empresas de serviços financeiros com centenas ou até milhares de funcionários.
Está cada vez mais claro que, para minimizar os riscos, as empresas precisam da ajuda de um software de conformidade dedicado.
Mas comprar e implementar esse software entre equipes e fluxos de trabalho é apenas o primeiro passo de um processo muito maior. É convencer os funcionários a usar um software de conformidade que realmente fará a diferença.
Impulsionando a adoção de software
Por que os funcionários podem demorar para adotar ou hesitar em usar software de conformidade? A resposta é bastante óbvia. Para a maioria dos funcionários do setor de serviços financeiros, a conformidade pode parecer uma tarefa administrativa tediosa que não oferece nenhum benefício direto. Embora as equipes de conformidade possam entender que a ampla conformidade organizacional depende da participação de todos, os funcionários podem ter mais dificuldade em ver como suas próprias funções de conformidade são essenciais para a missão geral da organização.
Além disso, as empresas de serviços financeiros geralmente reúnem várias soluções de tecnologia internas ou de terceiros para atender aos requisitos de conformidade. No entanto, essas ferramentas desconectadas permanecem distribuídas em diferentes sistemas. Se os funcionários não souberem como ou onde concluir as tarefas de conformidade imediatamente, haverá pouco incentivo para adotar o software.
Como as equipes de compliance podem impulsionar a adoção de software diante desses desafios? Tudo se resume a criar uma cultura de compliance, facilitando as tarefas de compliance e destacando a importância de cada tarefa para a empresa como um todo.
As dicas a seguir podem ajudar as equipes de compliance a conquistar a adesão dos funcionários, incentivar a adoção e reduzir o risco da empresa:
1. Envolva os gerentes de primeira linha
A responsabilidade de liderar a adoção de software e as consequências de uma implementação de software com falha geralmente recaem apenas sobre as equipes de conformidade. Os membros da equipe de conformidade, no entanto, tendem a se sentar em seções totalmente diferentes da organização dos funcionários que devem usar o software em suas funções diárias.
Quando os gerentes de primeira linha assumem parte dessa responsabilidade, isso pode promover uma maior adoção e responsabilidade. Ao garantir que seus subordinados diretos cumpram as expectativas de conformidade, os gerentes podem ajudar a criar uma cultura de conformidade mais forte em toda a organização. Portanto, mantenha os gerentes atualizados sobre a atividade de conformidade dos funcionários para que eles possam se concentrar naqueles que podem precisar de um empurrão extra. O software de conformidade pode ajudar nesse esforço por meio de painéis, alertas automatizados ou até mesmo relatórios pré-agendados — todos juntos podem diminuir a necessidade de comunicação direta do responsável pela conformidade e garantir que as pessoas certas tenham o que precisam para ajudar a dar suporte a um cultura de conformidade.
2. Distribuir atualizações e informações de conformidade de forma eficaz
Se um funcionário tiver uma pergunta relacionada à conformidade e não conseguir encontrar uma solução fácil, ele poderá ser desencorajado ou atrasar o uso do software de conformidade. Portanto, dê a eles uma maneira simples de encontrar respostas quando estiverem travados e nenhum responsável pela conformidade estiver disponível para oferecer ajuda direta.
Crie uma biblioteca de documentos ou banco de dados dentro (ou facilmente acessível) de seu software de conformidade que os funcionários possam pesquisar e usar. Inclua material que responda a perguntas comuns de conformidade. Por exemplo, qual é a política da empresa em relação a presentes e entretenimento? Em que ponto os funcionários devem enviar solicitações de aprovação para esses itens? Essas e outras políticas serão alteradas se um funcionário trabalhar em um país diferente?
As perguntas mais comuns variam de empresa para empresa, mas respondê-las – e tornar essas respostas fáceis de encontrar – é um bom ponto de partida.
3. Automatize tarefas manuais sempre que possível
Destacar como o software pode automatizar tarefas manuais – e, portanto, liberar capacidade para trabalhos de maior valor – incentivará sua adoção entre a equipe de conformidade. Tarefas manuais sempre criam dores de cabeça extras. Veja as declarações de corretagem, por exemplo: sejam os próprios funcionários ou os membros da equipe de conformidade responsáveis por inseri-las no sistema, leva tempo. E depois há a tarefa administrativa adicional de garantir que tudo seja feito corretamente e que as pessoas sejam responsabilizadas.
Em vez disso, confie em uma plataforma que possa ingerir automaticamente negociações executadas por meio de feeds eletrônicos de corretores todos os dias ou conte com uma empresa que fornece um serviço para processar declarações de corretores em papel. Isso economiza tempo dos funcionários e dos responsáveis pela conformidade, ao mesmo tempo em que aumenta as chances da equipe de conformidade detectar, investigar e neutralizar qualquer atividade suspeita.
O software de conformidade oferece uma solução promissora para alinhamento com os regulamentos, mas somente se as equipes de conformidade puderem abordar algumas das causas comuns de retrocesso organizacional. Para cultivar a adesão e promover a adoção de software, as equipes devem distribuir bem as informações de conformidade, automatizar as demandas de conformidade sempre que possível e envolver os gerentes de primeira linha. Essas soluções podem ajudar a gerenciar o risco organizacional, evitar multas regulatórias dispendiosas e evitar danos à reputação.
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Crédito da imagem: ©Getty Images / Erik Isakson
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